Potrivit antrenorului contabil, un buget este un plan financiar pentru activități viitoare. Capacitatea proprietarului unei întreprinderi mici de a cheltui costurile bugetare are un impact direct asupra profitabilității afacerii. Bugetul de achiziții este doar o fațetă a strategiei bugetare funcționale generale a unei companii. Bugetul de achiziții diferă de un buget de profit sau cheltuieli, deoarece accentul bugetului este pus pe determinarea cerințelor organizației pentru achiziții și inventar de materiale. Orice companie sau organizație care produce sau vinde un produs tangibil are nevoie de un buget de achiziții.
Semnificația bugetului material de cumpărare
Un proprietar de întreprinderi mici trebuie să bugeteze pentru planificarea costurilor afacerii, coordonarea utilizării activelor companiei pentru a îndeplini obiectivele afacerii și controlul cheltuielilor. Un buget de cumpărare material permite proprietarului să cunoască numărul de bunuri pe care afacerea trebuie să le vândă pentru a atinge obiectivele monetare ale organizației. După cum a raportat Universitatea RMIT, „bugetul de cumpărare s-ar extinde și la achiziționarea de active de capital necesare pentru alte funcții ale companiei”.
Bugetul prezintă costul inventarului în ceea ce privește nivelurile de inventar curente și viitoare. Determinarea valorii inventarului companiei arată proprietarilor de afaceri dacă afacerea are nivelurile de stocuri corecte în stoc la un moment dat și le permite să aloce numerarul necesar pentru achiziționarea materialelor. În plus, un buget de achiziții ține cont de nivelurile de producție viitoare așteptate.
Caracteristicile bugetului de achiziții
Bugetul de achiziții deține un loc important într-o afacere, deoarece îi permite proprietarului să analizeze în mod eficient inventarul în cadrul bugetar global al companiei. Planificarea unui buget de cumpărare material necesită ca proprietarul să analizeze performanțele anterioare pentru a determina nevoile viitoare, să stabilească un punct de echilibru, să efectueze analize ale fluxurilor de numerar și să câștige proiecte. Pe măsură ce afacerea crește, numărul angajaților crește adesea. Un buget de achiziții care conține nivelurile proiectate de angajați va ajuta la asigurarea unor sume adecvate de inventar pe măsură ce mai mulți angajați vând produsul. Un buget de achiziții ajută, de asemenea, compania să se pregătească pentru creșteri sau modificări ale liniilor de produse sau lansări de produse noi.
Exemplu de buget pentru achiziții
Firmele producătoare care produc sau vând un produs trebuie să stabilească un buget de achiziții după pregătirea unui buget operațional. Companiile care nu au inventar de cumpărat, depozitat sau vândut nu necesită acest buget specializat. Un exemplu de afacere care are nevoie de un buget pentru achiziții de materiale este o mică benzinărie care vinde combustibil, o brutărie care vinde gustări și un supermarket care vinde bunuri de uz casnic de bază. Este posibil ca necesitatea unui buget de achiziții să nu fie evidentă atunci când o afacere este mică sau are sediul într-o casă, dar odată ce afacerea se extinde și stochează cantități mari de inventar, este necesar un buget de achiziții.
Considerații pentru bugetul de achiziții
Companiile beneficiază de un buget de achiziții, deoarece au un control mai mare asupra nivelurilor de inventar. Un buget de achiziții care include date istorice din bugetele de achiziții anterioare permite companiei să evite stocul sau materialele în exces. Un buget de cumpărare material permite, de asemenea, proprietarului să adapteze cheltuielile de achiziție în funcție de fluctuațiile sezoniere ale pieței în costul bunurilor, să negocieze un preț mai mic pentru achizițiile viitoare și să anticipeze creșterea viitoare.
O analiză a bugetului pentru achiziții poate arăta că nivelurile de inventar sunt constant scăzute pentru anumite materiale sau că afacerea trebuie să plătească ocazional mai mult pentru produsele care nu sunt la îndemână din cauza cererii crescute sau neașteptate a clienților. Un buget de achiziții permite companiei să reacționeze rapid pentru a evita pierderea clienților din cauza timpului de producție mai mare sau a umplerii mai lente a comenzilor.
