Înregistrările din jurnalul superior sunt intrări non-rutine introduse manual în jurnalele de contabilitate. Companiile introduc tranzacții financiare în jurnale pentru a menține o evidență financiară a operațiunilor zilnice ale companiei. Creditele și debitele introduse reflectă cheltuielile, veniturile, datoriile și activele companiei. Înregistrările din partea de sus nu sunt de obicei reflectate în alte registre ale companiei. Deși auditorii recunosc intrările din partea superioară ca un posibil indicator al fraudei financiare, există motive legitime pentru a utiliza acest tip de intrare în contabilitate și metode de gestionare a riscului.
Intrări din partea de sus
Companiile nu fac de obicei înregistrări în partea de sus a registrului general, conform Centrului pentru Calitatea Auditului. Unele companii înregistrează intrări din partea de sus pe foi de calcul separate și încorporează informațiile în înregistrările financiare ulterior. Intrările din partea de sus sunt reintroduse pentru a reflecta modificările efective ale unui cont de debit și credit. Înregistrările din partea superioară pot fi înregistrate după consolidarea jurnalelor sau a registrelor și înainte ca societatea să își pregătească situațiile financiare. Intrările din partea de sus realizate în sistemele automate necesită de obicei suprascrierea sistemului pentru a permite o intrare manuală în jurnal, care nu este rutină.
Incorporarea intrărilor din partea de sus
Companiile asigură includerea înregistrărilor din partea superioară în situațiile financiare prin diferite mijloace, inclusiv tipărirea unei liste sau identificarea în alt mod a tuturor înregistrărilor din partea superioară efectuate în timpul unei perioade contabile. Contabilii pot verifica dacă sunt tratate corespunzător înregistrările din partea de sus prin reconcilierea registrului general al companiei cu situațiile sale financiare. Tehnica de audit numită „roll forward” verifică conturile din registrul general pentru a asigura includerea tuturor înregistrărilor din jurnal.
Riscuri
Asociația examinatorilor autorizați de fraudă și alte organizații profesionale de contabilitate recunosc intrările din partea superioară ca un risc potențial de fraudă și un sistem conceput pentru a furniza informații financiare frauduloase. Riscul de fraudă asociat cu intrările din partea de sus rezultă din mai multe cazuri bine publicitate de fraudă financiară care implică companii care au folosit intrările din partea de sus pentru a furniza informații incorecte. Cel mai mare risc este cu sistemele manuale care utilizează registre majore sau aplicații care permit introducerea manuală de date fără restricții. Companiile care utilizează intrări din partea superioară din motive legitime ar putea avea nevoie să asigure investitorii, creditorii și profesioniștii financiari că există verificări și solduri pentru a preveni utilizarea abuzivă.
Minimizarea riscului
Companiile reduc la minimum riscul intrărilor în partea de sus, dezvoltând și utilizând proceduri care oferă controale. Specificați situațiile aprobate pentru intrările din partea de sus, cum ar fi corectarea unei erori anterioare sau o intrare în așteptare de la data închiderii activității din ziua anterioară. Solicitați aprobare pentru fiecare intrare din partea de sus și limitați permisiunile pentru a face astfel de intrări la una sau două persoane. Companiile care utilizează sisteme de contabilitate automate pot introduce permisiuni în partea de sus în sistem pentru a preveni utilizarea de către alții, pot efectua verificări de sistem programate pentru a imprima și revizui intrările din partea de sus și programa sistemul pentru a inversa automat intrările temporare din partea de sus a doua zi.
