Echiparea afacerii dvs. cu un sistem de telefonie mai degrabă decât cu o multitudine de telefoane cu o singură linie poate îmbunătăți comunicarea la birou și crește productivitatea. Cu toate acestea, acestea pot fi confuze - mai ales la început - deoarece procesul, precum și telefonul în sine sunt adesea mult diferite de ceea ce utilizați în prezent. Deși furnizorul, tipul și caracteristicile telefonului și dimensiunea sistemului fac ca fiecare sistem de telefonie să fie diferit, „funcționarea interioară” de bază împărtășește caracteristici comune și vă poate oferi un bun punct de plecare pentru a înțelege mai bine un sistem de telefonie de birou pe care îl luați în considerare sau pe care îl aveți deja folosind.
Faptele
Înainte de a putea înțelege cum funcționează un sistem de telefonie de birou, trebuie să îl identificați după tip. Cele două tipuri de bază - schimbul de linii și cel privat - sunt similare, dar diferă prin gradul lor de complexitate. Cel mai simplu este un telefon standard cu mai multe linii. Cu un telefon cu mai multe linii, puteți avea maximum opt până la 10 linii individuale care intră într-un singur telefon, fiecare dintre acestea fiind afișate de obicei ca linie individuală, cum ar fi „Linia 1”, „Linia 2” și „Linia 3” pe fiecare extensie de telefon din birou. Telefoanele cu mai multe linii necesită funcționare manuală. Un sistem privat de schimb de sucursale - numit și sistem PBX - este un sistem telefonic automat pe care întreprinderile mai mari îl folosesc adesea. Sistemele PBX vă oferă opțiunea pentru linii suplimentare, iar automatizarea face inutil un recepționer central.
Multilinie
Telefoanele cu mai multe linii funcționează diferit în funcție de opțiunile disponibile. Într-un sistem de bază, fiecare linie din sistem are un număr de telefon separat. Publicați fiecare număr de telefon și tratați fiecare ca pe o linie separată. Linia care primește apelul va suna și o lumină va clipi, dar dacă linia este utilizată, apelantul va primi un semnal de ocupat sau va merge direct la mesageria vocală. O altă opțiune este un serviciu numit „rollover” în care publicați un singur număr și apelurile primite ocupă liniile în ordine descrescătoare. De exemplu, dacă aveți trei linii de intrare și doi apelanți efectuează un apel în același timp, un apel va suna pe Linia 1 și al doilea apel va suna pe Linia 2. Ambele tipuri oferă, de obicei, funcții precum mesageria vocală și transferul de apeluri, precum precum și un sistem de difuzoare care permite unui recepționer să alerteze angajații cu privire la apelurile primite.
Bazele PBX
Un sistem telefonic PBX îndeplinește aceleași sarcini generale ca un sistem multilinie, dar fără asistență umană. Apelurile primite intră printr-un buffer, o zonă electronică de recepție centrală și apoi, în funcție de numărul pe care îl apelează apelantul, are loc una dintre cele două acțiuni. Dacă apelantul formează un număr central, cel mai adesea va avea opțiunea de a forma imediat un număr de extensie sau de a asculta o listă automată de extensii de telefon, alege unul și conectează-te. Dacă apelantul formează direct una dintre liniile de extensie, acesta poate ocoli sistemul complet și se poate conecta la extensie. De exemplu, dacă un număr central este 555-4123, numerele de extensie directă pot fi numere precum 555-4124 și 555-4125.
Opțiuni PBX
O opțiune suplimentară pe care o oferă sistemele telefonice PBX este capacitatea de a vă conecta intern. Angajații pot folosi un telefon pentru a forma alte extensii de birou fără a utiliza o linie exterioară, de obicei apelând ultimele trei cifre ale numărului, cum ar fi 124 sau 125. Pentru a accesa o linie exterioară și a efectua un apel de ieșire, majoritatea sistemelor PBX necesită includeți un număr suplimentar - cum ar fi numărul 9 - înainte de a efectua apelul.
