Gestionarea chitanțelor este un aspect cheie al contabilității generale. În finanțele personale, încasările sunt o metodă de urmărire a obiceiurilor de cheltuieli ale gospodăriei; același lucru este valabil și în cadrul întreprinderilor de orice dimensiune. De asemenea, companiile pot utiliza încasările ca metodă de urmărire a generării de venituri. Gestionarea chitanțelor se referă la practica organizării, depunerii și profitului prin păstrarea unei evidențe precise și complete a chitanțelor.
Încasări în întreprinderi mici
Întreprinderile mici se ocupă frecvent de două clase de chitanțe. Chitanțele de cheltuieli sunt emise de furnizori atunci când un proprietar de întreprindere mică cumpără bunuri pentru revânzare. Achiziționarea de capital fix pentru afaceri, cum ar fi mobilierul și alte echipamente, generează, de asemenea, chitanțe de cheltuieli, la fel ca și plata pentru serviciile legate de întreținerea afacerii. Al doilea tip de chitanță și cel mai comun tip este chitanța generată pentru clienți după ce cumpără un articol. Este logic să păstrați o copie a chitanțelor de vânzare emise ca metodă de urmărire a veniturilor zilnice.
Completarea chitanțelor
Depunerea chitanțelor este o procedură simplă; cu toate acestea, este una care necesită întreținere de rutină, deoarece încasările tind să se acumuleze și pot scăpa de sub control. Depunerea zilnică a chitanțelor de vânzare în ordine cronologică într-un dulap de înmatriculare blocat este cel mai simplu mod de a ține evidența chitanțelor de vânzare. Scanarea acestora într-un format digital și copierea de rezervă a fișierului în afara site-ului este, de asemenea, o modalitate bună de a vă asigura că nu se pierd informații, chiar dacă ar trebui să se întâmple ceva cu copiile tipărite originale. Există două modalități de abordare a depunerii chitanțelor de cheltuieli: cronologic pe lună sau în subfoldere categorice pentru referință rapidă, care sunt, de asemenea, ordonate cronologic.
Găsirea deducerilor fiscale cu chitanțe
Avantajul grupării încasărilor de cheltuieli pe categorii este că simplifică mult găsirea deducerilor fiscale. Este posibil ca, dacă un tip de cheltuială este considerat deductibil din impozite, este posibil ca și cheltuielile ulterioare din aceeași categorie să fie deductibile. Încasările de cheltuieli pentru echipamente și alte cheltuieli de capital sunt în general deductibile, la fel ca o serie de alte elemente care variază, deoarece codul fiscal se modifică periodic. Consultați-vă cu IRS sau cu un contabil pentru a găsi cât mai multe deduceri legitime posibil, profitând astfel de strategia dvs. de gestionare a chitanțelor.
Incasari si audit
Încasările sunt o mână de Dumnezeu dacă IRS va audita vreodată afacerea dvs. Păstrarea unei copii a fiecărei chitanțe pe care o generează afacerea dvs. face ca auditurile să fie mai rapide și mult mai puțin dureroase, deoarece IRS poate verifica rapid acuratețea tuturor cererilor de deducere și poate confirma veniturile raportate. Revendicarea cheltuielilor fără menținerea unei evidențe a chitanțelor care validează acele creanțe poate duce la amenzi și, în unele cazuri, proceduri judiciare, așadar păstrați copii ale chitanțelor dvs. deductibile. Păstrați copiile pe suport de hârtie între patru și șapte ani, în funcție de conținutul lor, așa cum este subliniat și recomandat de IRS.
