Ori de câte ori aveți nevoie să luați o decizie de afaceri, invariabil trebuie să cântăriți o alegere față de alta. Uneori, alegerea este între Proiectul A și Proiectul B, iar uneori alegerea este între Proiectul A și să nu faci nimic. O analiză cost-beneficiu este cea mai simplă modalitate de a compara opțiunile pentru a determina dacă să continuați cu un proiect. Ideea este să cântăriți costurile proiectului în raport cu beneficiile și să identificați acțiunea care vă va oferi cel mai mult bang pentru bani.
Ce este analiza cost-beneficiu?
O analiză cost-beneficiu este o metodologie pentru cântărirea unei decizii cât mai obiectiv posibil. Aceasta implică adăugarea beneficiilor unui proiect, a unei investiții sau a unei acțiuni și apoi compararea acestora cu costurile asociate. Dacă ați luat vreodată o foaie de hârtie și ați trasat o linie în mijloc, enumerând avantajele unei acțiuni propuse pe de o parte și dezavantajele pe de altă parte, atunci ați efectuat deja o analiză cost-beneficiu în cea mai rudimentară formă.
Care este relevanța analizei cost-beneficiu pentru afaceri?
Când ești îndrăgostit de o idee, este ușor să-ți lași imaginația să fugă cu tine. Multe companii au suferit grav, deoarece au investit într-un proiect care suna bine în sala de consiliu, dar în cele din urmă nu a generat rentabilitate. O analiză cost-beneficiu vă poate aduce ideile în lumea reală, punând efectiv întrebarea „Merită?”
În ceea ce privește luarea deciziilor în afaceri, puteți utiliza metodologia pentru a analiza o mare varietate de situații:
- Pentru a evalua dacă merită o investiție de capital.
- Pentru a decide dacă angajează noi angajați.
- Pentru a determina dacă un proiect sau o modificare operațională este fezabilă.
- Dezvoltarea unui reper pentru compararea proiectelor.
- Pentru a cântări o inițiativă de marketing cu alta.
- Pentru a evalua oportunitatea unei politici propuse.
- Pentru a acorda prioritate investițiilor, deci vă concentrați asupra acțiunilor care returnează mai întâi cea mai mare valoare.
- Pentru a cuantifica efectele pe care o inițiativă de schimbare le-ar avea asupra părților interesate.
- Pentru a stabili obiective pentru proiectul în sine, de exemplu, pentru a stabili restricții de timp, productivitate sau costuri pentru un proiect pe care l-ați analizat și aprobat.
În multe privințe, ecuația cost-beneficiu este ceea ce înseamnă afacerea. Cheltuirea banilor (costurilor) pentru a crea valoare (beneficii) este ceea ce fac companiile, astfel încât clienții vor cumpăra de la dvs. și puteți obține profit. Introducerea unui proces formal de evaluare a costurilor și a beneficiilor efectuării modificărilor propuse adaugă pur și simplu rigoare la ceea ce face afacerea dvs. în fiecare zi.
Cum efectuați o analiză cost-beneficiu?
Deși nu există o modalitate corectă sau greșită de a efectua o analiză cost-beneficiu, majoritatea metodologiilor vor conține următorii pași:
Care este problema? O parte importantă a unei analize cost-beneficiu este identificarea problemei pe care încercați să o rezolvați. O analiză cost-beneficiu este cea mai eficientă atunci când articulați problema în termenii cei mai simpli - „ar trebui să angajăm un nou asociat de servicii pentru clienți?” este o problemă mai bună de evaluat decât „cum ar trebui să rezolvăm lacunele din oferta noastră de servicii pentru clienți?”
Care sunt costurile? Următorii pași sunt să faceți o brainstorming cu toate costurile asociate problemei și să faceți o listă a acestora. De exemplu, pentru costurile asociate angajării unui nou membru al echipei, puteți scrie:
- Salariu anual 40.000 $.
- Costul pachetului de beneficii 2.000 USD.
- Recrutarea costă 4.500 USD.
- Instruirea costă 1.500 de dolari.
- Valoarea timpului managerului de resurse umane în angajarea a 3.000 USD.
Și așa mai departe. Costurile includ costul direct al resurselor - materii prime - costuri necesare și indirecte - cheltuieli generale, administrare - precum și valoarea efortului uman implicat în implementarea proiectului. Gândiți-vă lateral și includeți toate cheltuielile posibile care pot fi suportate atât în timpul proiectului, cât și după finalizarea acestuia. Va trebui să instruiți personalul? Va exista o scădere a producției în timp ce echipa se obișnuiește cu noul sistem?
Care sunt beneficiile? Acest pas este cel mai dificil, deoarece este foarte dificil să prezici veniturile viitoare cu precizie, mai ales dacă nu ai mai întreprins niciodată un proiect ca acesta. De asemenea, pot exista beneficii intangibile cărora le este greu de alocat o valoare în dolari. Lucruri precum satisfacția angajaților sau impactul acțiunii tale asupra mediului se încadrează în această categorie.
În acest pas, trebuie să veniți cu o valoare numerică pentru toate avantajele posibile asociate acțiunii dvs. Este important să vă consultați cu părțile interesate, astfel încât să puteți evalua corect avantajele care pot apărea pe termen lung.
Comparați costurile și beneficiile și luați o decizie în cunoștință de cauză. Ultimul pas este să comparați costurile totale cu beneficiile totale și să luați decizia. Beneficiile depășesc costurile? O fac atât de semnificativ? Dacă da, ar trebui să luminați verde proiectul.
În acest stadiu, majoritatea companiilor vor lua în considerare perioada de rambursare. Aceasta reprezintă cât timp va dura afacerea pentru a ajunge la punctul de echilibru, care este momentul în care beneficiile au rambursat costurile. Cu cât este mai scurtă perioada de recuperare, cu atât mai puțin timp va trebui să așteptați înainte ca proiectul dvs. să înceapă să câștige bani.
Pentru analize simple, următorul calcul vă va oferi o idee aproximativă a perioadei de rambursare:
Cost total / venit total = durata perioadei de rambursare.
Rolul ipotezelor în analiza cost-beneficiu
Dacă nu sunteți extrem de norocoși, nu veți obține niciodată toate informațiile de care aveți nevoie pentru a finaliza o analiză cost-beneficiu. Întotdeauna vor exista lacune în informațiile pe care trebuie să le completați într-un fel sau altul. O modalitate de a face acest lucru este prin presupuneri sau prin cea mai bună presupunere a informațiilor care lipsesc.
Pentru managerul de proiect fără experiență, crearea ipotezelor dvs. este unul dintre cele mai înspăimântătoare aspecte ale analizei cost-beneficiu. Frica scade odată ce înțelegeți că ipotezele sunt susținute de dovezi și nu sunt doar presupuneri sălbatice. Practic, vei merge acolo unde te vor duce dovezile.
Iată un exemplu. Să presupunem că derulați o analiză cost-beneficiu pentru un proiect de investiții imobiliare. Este posibil să nu știți ce cheltuieli de întreținere vor continua. Totuși, ceea ce știți sunt tipurile de taxe de întreținere pe care le-ați plătit pentru proprietăți similare în trecut. Puteți utiliza unele dintre aceste numere pentru a face o presupunere solidă pentru încorporare în analiza dvs. Punctele de referință din industrie, costul mediu și ratele medii de rentabilitate sunt proxy utile atunci când lipsesc datele specifice proiectului.
Aveți grijă atunci când utilizați ipoteze. Lucrurile nu urmează întotdeauna tendințele și chiar și cea mai mică schimbare din presupunerea dvs. poate produce rezultate dramatic diferite. Există un mod de a acoperi acest lucru și se numește „analiza sensibilității”.
Analiza sensibilității
Analiza sensibilității sau „ce se întâmplă dacă” este actul de a reveni la analiza cost-beneficiu și de a te juca cu presupunerile tale. De exemplu, dacă ați avea incertitudine în legătură cu o statistică de creștere a populației și ați face o presupunere a ratei de creștere de 3%, ați relua analiza cu o presupunere de 2% sau 4%.
Vedeți ce se întâmplă cu analiza dvs. când faceți asta. Analiza este încă robustă? Ați mai aprinde verde proiectul, chiar și atunci când ipotezele sunt schimbate?
Când nu ar trebui să utilizați analiza cost-beneficiu
Rețineți că analiza cost-beneficiu este un instrument simplu, cel mai bine utilizat pentru luarea unor decizii financiare directe. Deciziile critice pentru afaceri, costuri ridicate sau decizii complexe necesită o abordare mai robustă, cum ar fi calculul valorii actuale nete și rata internă de rentabilitate. Aceste abordări iau în considerare valoarea în timp a banilor sau ideea că banii din buzunarul dvs. valorează astăzi decât banii pe care îi puteți primi în viitor, datorită potențialului de câștig.
Analiza cost-beneficiu nu atinge aceste probleme și este, în cel mai bun caz, o tehnică de analiză inexactă. Importanța analizei cost-beneficiu în managementul de proiect este clară, dar funcționează cel mai bine atunci când aveți toate proiecțiile financiare și datele. Includerea elementelor necorporale în cadrul analizei aduce inevitabil mai multă subiectivitate în proces.
