Uneori, reglementările contabile pot părea confuze și vă puteți întreba cum să clasificați anumite cheltuieli. De exemplu, care este definiția unei cheltuieli de capital conform ghidurilor GAAP sau cum ar trebui clasificată o cheltuială pentru reparații? Principiile contabile acceptate în general, cunoscute sub denumirea de GAAP, există pentru a menține consistența și fiabilitatea în înregistrarea și raportarea financiară în rândul companiilor din Statele Unite. Înțelegerea diferențelor dintre tipurile de cheltuieli nu numai că vă poate ajuta să vă gestionați mai bine cărțile, ci să vă mențineți în conformitate cu reglementările IRS.
Definiția cheltuielilor de capital conform GAAP
O cheltuială capitalizată este una care devine un activ pentru compania dvs. și este de obicei o cheltuială mult mai mare. De exemplu, un vehicul sau un echipament de producție care va fi utilizat timp de câțiva ani și va genera venituri suplimentare este considerat o cheltuială de capital și o investiție în compania dumneavoastră. Mai degrabă că deduceți costul ca cheltuială de afaceri într-un singur an, aceste cheltuieli trebuie deduse în timp. Această deducere este denumită amortizare sau cheltuială de amortizare. Codul fiscal IRS stabilește sumele și termenele de amortizare pentru aceste cheltuieli.
Cheltuieli de reparații și întreținere
O cheltuială curentă este costul pentru orice lucru necesar pentru ca afacerea dvs. să funcționeze zilnic. De obicei, aceste articole sunt consumate sau utilizate imediat sau pe parcursul unui an. Costurile pot fi deduse ca cheltuieli de afaceri în fiecare an la momentul impozitării. De obicei, costurile generale de reparații și întreținere sunt considerate cheltuieli curente. De exemplu, dacă computerul nu mai funcționează, piesa necesară reparării acestuia ar trebui clasificată ca fiind un cost comercial curent, deoarece cheltuielile au fost necesare pentru a readuce computerul la starea sa de lucru anterioară. În mod similar, cheltuielile pentru lucrările de întreținere care mențin echipamentul să funcționeze corespunzător pe parcursul duratei sale de viață preconizate sunt considerate cheltuieli regulate de afaceri. Aceste cheltuieli trebuie raportate întotdeauna în perioada în care au avut loc.
Determinarea diferențelor
Adesea, doi factori determină dacă o cheltuială este o reparație față de o cheltuială capitalizată - durata de viață și valoarea. O reparație menține echipamentele sau clădirile funcționale la același nivel, probabil, în următorii câțiva ani. Lucrările considerate a fi o îmbunătățire a spațiului fizic sau care extind semnificativ durata de viață a echipamentelor până la creșterea valorii reale a activului este considerată o cheltuială capitalizată. De exemplu, dacă, în timp ce mutați mobilierul în biroul dvs., spargeți o gaură în perete, materialele necesare pentru repararea găurii și revopsirea peretelui ar fi considerate o cheltuială de reparație sau de întreținere, deoarece ați readus camera în starea sa anterioară. Cu toate acestea, dacă ați renovat partea din spate a depozitului și ați adăuga instalații sanitare pentru a include o chicinetă și toaleta angajaților, cheltuielile ar fi clasificate diferit. Aici, ar trebui să valorificați îmbunătățirile clădirii conform ghidurilor GAAP, deoarece adăugați la valoarea clădirii dvs., unul dintre activele dvs. principale.
Nu toate cheltuielile sunt la fel
Pot exista nuanțe de înțelegere atunci când vine vorba de respectarea liniilor directoare, în special în ceea ce privește IRS. De exemplu, ar trebui să valorificați costurile picturii dacă revopsiți întregul exterior al clădirii? Chiar și ca o cheltuială mare, vopsirea sau revopsirea biroului sau a clădirii este considerată, în general, ca o parte a întreținerii de rutină și, prin urmare, este o cheltuială curentă sau deductibilă. Cu toate acestea, dacă vă vopsiți clădirea sau camera ca parte a unei renovări mai mari, care este considerată o îmbunătățire a capitalului proprietății dvs., atunci pictura poate fi valorificată și depreciată în timp. De exemplu, dacă ați construit o adăugire la spațiul curent, ați refăcut toate ferestrele și apoi ați pictat întreaga clădire, pictura ar putea fi apoi valorificată ca parte a proiectului mai mare de îmbunătățire a capitalului.
Este întotdeauna o idee bună să consultați un contabil înainte de a clasifica aceste tipuri de cheltuieli. Contabilii sunt foarte familiarizați cu principiile contabile standardizate și vă ajută să luați deciziile care beneficiază financiar afacerea dvs.
